Datenschutzerklärung

NX Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Schadowstr. 49
40212 Düsseldorf
Deutschland

E-Mail: niklas@nx-solutions.de

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter niklas@nx-solutions.de. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind.

Website, App und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf speichern unsere Server technisch notwendige Angaben in Protokolldateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Wir brauchen diese Daten, um die Dienste sicher und stabil zu betreiben und Angriffe zu erkennen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher, und zwar:

• ein Sitzungs-Cookie, das dich nach der Anmeldung angemeldet hält,
• kurzlebige Cookies, die eine Anmeldung oder Verbindung mit Google, Jira, GitHub, Todoist oder Slack absichern (Schutz gegen gefälschte Anfragen),
• einen Eintrag im lokalen Speicher deines Browsers, der sich merkt, dass du die Einführung in der App geschlossen hast,
• einen Eintrag im lokalen Speicher und ein Cookie, die deine gewählte Farbdarstellung (hell, dunkel, System) und Sprache merken.

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit der von dir gewünschte Dienst funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

Solange Weekmind noch nicht für alle offen ist, kannst du dich auf https://weekmind.app in eine Warteliste eintragen. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, die Sprache der Seite, den Zeitpunkt deiner Eintragung und der Bestätigung sowie die Fassung des Einwilligungstexts. Eine IP-Adresse speichern wir dafür nicht.

Wir arbeiten mit Double-Opt-in: Nach dem Eintragen schicken wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick gehörst du zur Warteliste. Bestätigst du nicht, löschen wir den Eintrag nach sieben Tagen.

Wir nutzen die Adresse nur, um dir die Bestätigung zu schicken und dir Bescheid zu geben, sobald du Weekmind nutzen kannst. Newsletter oder Werbung bekommst du darüber nicht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen, zum Beispiel über den Link in jeder E-Mail von uns oder per E-Mail an niklas@nx-solutions.de; wir löschen deinen Eintrag dann sofort. Ohne Widerruf löschen wir ihn spätestens 24 Monate nach deiner Bestätigung, sofern du bis dahin nicht eingeladen wurdest; wurdest du eingeladen, gehen die Daten in dein Konto über oder werden gelöscht.

Für den Versand der E-Mails setzen wir einen E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

Du meldest dich mit deinem Google-Konto an. Dabei erhalten wir von Google deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Profilbild und eine Kennung deines Google-Kontos. Für jede Sitzung speichern wir außerdem IP-Adresse, User-Agent sowie Anlege- und Ablaufzeitpunkt, damit du deine Sitzungen absichern kannst.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anbieter der Anmeldung ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

In der Seitenleiste zeigt Weekmind dein Profilbild von Gravatar, sofern du dort für deine E-Mail-Adresse eines hinterlegt hast. Dafür ruft unser Server das Bild bei Gravatar ab: Gravatar erhält die Prüfsumme (SHA-256-Hash) deiner E-Mail-Adresse und die IP-Adresse unseres Servers, nicht deine. Dein Browser kontaktiert Gravatar nie, das Bild kommt von uns. Wir speichern es bis zu 24 Stunden zwischen (und die Information, dass es keines gibt, eine Stunde), damit nicht bei jedem Seitenaufruf angefragt wird. Das Bild speichern wir nicht dauerhaft. Gibt es kein Gravatar, siehst du deine Initialen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer personalisierten Oberfläche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anbieter ist Automattic Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA; es gilt dessen Datenschutzerklärung: https://automattic.com/privacy/. Du kannst jederzeit widersprechen (siehe Kontakt); außerdem kannst du das Bild bei Gravatar löschen.

Wenn du einen Google-Kalender verbindest, bittet Weekmind um zwei Berechtigungen: die Liste deiner Kalender lesen sowie Termine lesen und schreiben.

• Lesen: Von den Kalendern, die du auswählst, speichern wir die Termine mit Titel, Beginn und Ende, Beschreibung, Ort, Teilnehmenden, Status und Verfügbarkeit. Wir brauchen sie, um deine feste Zeit zu kennen und drumherum zu planen.
• Schreiben: Weekmind legt geplante Blöcke für Aufgaben, Routinen und Fokuszeit in deinem Kalender an, ändert und löscht sie wieder. Wenn du es pro Kalender einschaltest, trägt Weekmind außerdem neutrale "Beschäftigt"-Termine ohne Inhalt in andere deiner Kalender ein. Termine, die du selbst angelegt hast, verschiebt oder löscht Weekmind nicht.

Die Zugriffsschlüssel (OAuth-Tokens) speichern wir verschlüsselt. Trennst du einen Kalender oder löschst dein Konto, entfernen wir die von uns angelegten Termine, widerrufen den Zugriff bei Google und löschen die gespeicherten Kalenderdaten.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Weekmind über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use): https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy. Wir verwenden Kalenderdaten nur, um dir die Planungsfunktionen bereitzustellen, nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Menschen lesen sie nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung, wenn es für die Sicherheit nötig ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir speichern die Aufgaben, Routinen und Einstellungen, die du anlegst (zum Beispiel Titel, Dauer, Deadline, Priorität, Arbeitszeiten), die berechneten Pläne mit ihren Begründungen, offene Vorschläge sowie ein Änderungsprotokoll, damit Änderungen nachvollziehbar sind und rückgängig gemacht werden können. Die Planung selbst rechnet ein Optimierungsverfahren auf unseren eigenen Servern.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die automatische Planung ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO; du kannst jeden Block verschieben oder festhalten.

Diese Verbindungen sind freiwillig. Du meldest dich dafür beim jeweiligen Anbieter an und erteilst dort die Freigabe; ein Passwort sehen wir nie. Die Zugriffsschlüssel speichern wir verschlüsselt und nur für dein Konto.

• Jira (Atlassian): Wir lesen offene Vorgänge, die dir zugewiesen sind, mit Schlüssel, Titel, Link, Schätzung, Fälligkeitsdatum und Status, und können einen Webhook registrieren, damit Änderungen schneller ankommen.
• GitHub: Wir lesen offene Issues, die dir zugewiesen sind, und Pull Requests, die auf dein Review warten, mit Titel, Link und Status, in den Repositories, für die du die App installiert hast.
• Todoist: Wir lesen deine offenen Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Link, Projekt-Zuordnung, Fälligkeitsdatum, Deadline, Dauer und Priorität. In geteilten Projekten übernehmen wir nur Aufgaben, die dir zugewiesen oder niemandem zugewiesen sind. Wir lesen nur und ändern nichts in Todoist.
• Google Tasks: Wir lesen deine offenen Aufgaben aus allen Listen mit Titel, Notizen, Link und Fälligkeitsdatum. Das ist eine eigene Freigabe (nur Lesen), getrennt von deinem Kalender. Wir ändern nichts in Google Tasks.
• Slack: Wenn du eine Nachricht mit dem Kurzbefehl oder /task in Weekmind speicherst, erhalten wir den Text der Nachricht, einen Link darauf und deine Slack-Kennung. Andere Nachrichten lesen wir nicht.

Trennst du eine Verbindung, löschen wir die Zugriffsschlüssel und widerrufen den Zugriff, soweit der Anbieter das unterstützt (bei Google Tasks entfernst du die Freigabe in deinem Google-Konto unter „Sicherheit“; löschst du dein Konto bei uns, widerrufen wir sie selbst); bereits übernommene Aufgaben bleiben, bis du sie löschst. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anbieter sind Atlassian Pty Ltd (Australien), GitHub, Inc. (USA), Doist (Todoist), Google und Slack Technologies (USA bzw. Irland); für deren Verarbeitung gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.

Wenn du den KI-Assistenten nutzt oder dir Dauer und Deadline vorschlagen lässt, senden wir die dafür nötigen Daten an ein Sprachmodell: deine Nachricht und den bisherigen Gesprächsverlauf, deinen Namen und deine Zeitzone sowie, je nach Frage, Aufgaben, Routinen, deinen Plan und Termine aus deinem Kalender (etwa Titel, Zeiten, Beschreibungen, Orte und Teilnehmer) sowie, wenn du Jira, GitHub, Todoist oder Google Tasks verbunden hast, Tickets, Pull Requests und Aufgaben (etwa Titel, Beschreibungen, Notizen und Kommentare). Der Assistent ruft diese Daten nur ab, wenn deine Frage sie braucht, und nur deine eigenen. Das Modell rechnet keinen Plan; es versteht deine Wünsche und formuliert Antworten. Gespräche speichern wir, damit du sie fortsetzen und Änderungen rückgängig machen kannst.

• Standard-Anbieter: Ohne eigene Einstellungen nutzt Weekmind Ollama Cloud, betrieben von [Ollama, Inc., Anschrift]. Dabei werden Daten in die USA übermittelt; Grundlage ist [EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln, bitte prüfen]. Wir haben mit dem Anbieter [einen Vertrag über Auftragsverarbeitung] geschlossen und nutzen deine Daten nicht zum Training.
• Eigener Anbieter (BYOK): Hinterlegst du in den Einstellungen einen eigenen Anbieter (z. B. Anthropic, Google Gemini oder eine OpenAI-kompatible Adresse) mit eigenem Schlüssel, gehen die Daten an den von dir gewählten Anbieter. Deinen Schlüssel speichern wir verschlüsselt und verwenden ihn nur für deine Anfragen. Für die Verarbeitung beim Anbieter, einschließlich einer Übermittlung in Drittländer, gelten dessen Bedingungen, die du mit ihm vereinbart hast.
• Eigene MCP-Server: Verbindest du in den Einstellungen einen MCP-Server, kann der Assistent dessen Tools aufrufen. Dabei gehen Suchbegriffe und Parameter aus deinem Chat an den Betreiber dieses Servers, und seine Antworten werden an deinen KI-Anbieter weitergegeben. Das Token oder der Header-Wert für den Server wird verschlüsselt gespeichert. Für die Verarbeitung beim Betreiber des Servers gelten dessen Bedingungen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Funktionen sind freiwillig; ohne sie plant die App trotzdem.

Über die REST-API und den MCP-Server kannst du eigene Skripte und KI-Agenten (zum Beispiel Claude oder Cursor) verbinden. Wir speichern API-Schlüssel nur als Hash, Freigaben für Agenten mit Name, Berechtigungen und Zeitpunkten. Was ein Agent mit den Daten macht, die er über die Schnittstelle abruft, richtet sich nach dessen Anbieter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Deine Daten erhalten nur:

• die Hetzner Online GmbH als Auftragsverarbeiter für das Hosting,
• unser E-Mail-Dienstleister, wenn du dich in die Warteliste einträgst (siehe oben),
• der Anbieter des Sprachmodells, wenn du die KI-Funktionen nutzt (siehe oben),
• Automattic (Gravatar) für dein Profilbild (siehe oben),
• Google, Atlassian, GitHub, Doist (Todoist) und Slack, soweit du die Verbindung selbst herstellst und dafür Daten mit ihnen ausgetauscht werden müssen,
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Wir selbst speichern deine Daten in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur statt, wenn du Dienste nutzt, die dort sitzen: bei Gravatar (Automattic), Google, GitHub, Slack, Atlassian und Doist (Todoist) sowie beim Sprachmodell-Anbieter. Grundlage ist dann ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (etwa das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Wir speichern deine Daten, solange du dein Konto hast. Kalender- und Integrationsdaten löschen wir, sobald du die jeweilige Verbindung trennst. Löschst du dein Konto in den Einstellungen, beenden wir sofort alle Sitzungen und sperren API-Tokens und Agent-Zugriffe. Danach entfernen wir automatisch die von uns angelegten Kalendertermine, widerrufen die Zugriffe bei Google und GitHub, entfernen unsere Jira-Webhooks und löschen anschließend alle deine Daten, in der Regel innerhalb weniger Minuten. Ist ein Anbieter nicht erreichbar, versuchen wir es wiederholt; spätestens nach drei Tagen löschen wir deine Daten bei uns auch dann, wenn einzelne Termine beim Anbieter nicht mehr entfernt werden konnten. Sitzungen enden, wenn sie ablaufen oder du dich abmeldest; die Sitzungsdaten löschen wir mit deinem Konto. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen (etwa Rechnungen, sobald es kostenpflichtige Tarife gibt), sperren wir bis zum Ablauf der Frist.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Zugriffsschlüssel für Kalender, Integrationen und eigene KI-Anbieter liegen verschlüsselt in der Datenbank, API-Schlüssel nur als Hash. Der Zugriff auf die Server ist auf wenige Personen beschränkt.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Viele dieser Rechte kannst du direkt in der App ausüben, etwa indem du Verbindungen trennst oder dein Konto löschst; sonst genügt eine E-Mail an niklas@nx-solutions.de.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa an deinem Wohnort oder an unserem Sitz. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Wenn wir neue Funktionen einführen oder sich die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung findest du immer hier; über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der App.